Attestazione di conformità inserita in un file formato PDF.

 Il provvedimento di fresca pubblicazione concerne le nuove regole tecniche finalizzate all’attestazione di conformità del documento informatico separato.

L’art. 1 del decreto prevede che l'attestazione sia inserita in un documento informatico in formato PDF e che contenga una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità, oltre al relativo nome del file.

Tale documento informatico deve essere sottoscritto dal soggetto che compie l'attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata.


Il deposito della prova di avvenuta notificazione via pec

L’art. 9 comma 1 della legge 53/94 prevede che:

"1. Nei casi in cui il cancelliere deve prendere nota sull'originale del  provvedimento  dell'avvenuta  notificazione di un atto di opposizione o di impugnazione, ai sensi dell'articolo 645 del  codice di procedura civile e dell'articolo 123 delle disposizioni per l'attuazione, transitorie e di coordinamento del codice di  procedura civile, il notificante provvede,  contestualmente  alla  notifica, a depositare copia  dell'atto  notificato  presso il cancelliere del giudice che ha pronunciato il provvedimento."

 Tale articolo si applica anche per la notifica dell’opposizione o dell’impugnazione notificata tramite PEC; ciò significa che, dopo la notifica e a seguito della ricezione delle ricevute di accettazione e consegna, il difensore dovrà provvedere al deposito telematico dell’atto notificato presso la cancelleria del giudice che ha pronunciato il provvedimento opposto o impugnato e quindi nell'esistente fascicolo telematico del decreto ingiuntivo o del procedimento relativo al provvedimento impugnato.

 

 Per far ciò, il difensore dovrà preliminarmente:

 a) salvare in digitale sul proprio computer (in formato .eml o .msg) le ricevute di accettazione e di consegna della notifica effettuata tramite PEC;

b) redigere apposito atto (redatto con software di video scrittura trasformato poi in PDF TESTO) nel quale spiegherà che il deposito è relativo al formale avviso di opposizione o impugnazione del provvedimento emesso dal giudice ai sensi dell’art. 645 c.p.c. o 123 delle disposizioni di attuazione del c.p.c.;  l’atto quindi dovrà contenere: nome, cognome o denominazione della parte assistita, data notifica dell’atto di opposizione o impugnazione, numero di ruolo generale del procedimento monitorio o di quello relativo al procedimento nel quale è stato emesso il provvedimento impugnato, numero del decreto opposto o del provvedimento impugnato, data di emissione del decreto opposto o del provvedimento impugnato

 

 

 

 

Fatto questo, con il software utilizzato per depositare telematicamente gli atti, il difensore dovrà predisporre “busta telematica”, da depositarsi nel fascicolo telematico del decreto ingiuntivo opposto o del procedimento relativo al provvedimento emesso ed impugnato, contenente:

 - nei dati generali l’esatta indicazione dell’ufficio giudiziario, del REGISTRO, del RUOLO, del N.R.G. (tali dati potrebbero essere già presenti ove il difensore abbia precedentemente depositato telematicamente, nel fascicolo del procedimento monitorio, l’istanza di visibilità o fosse parte del procedimento nel quale il giudice ha emesso il provvedimento impugnato;

 

- come tipo di deposito (busta) PCT: “istanza generica”:

 

- l’atto, in formato PDF testo, indicato al precedente punto b) da qualificarsi come “atto successivo” denominato, ad  es, “avviso di opposizione.pdf” o avviso di impugnazione.pdf”;

 

- le ricevute di accettazione e di consegna della notifica effettuata tramite PEC precedentemente salvate sul proprio computer (in formato .eml o .msg), avendo cura di associarle alle seguenti tipologie:

  - “ricevuta di accettazione a seguito di notifica PEC”

  - “ricevuta di consegna a seguito di notifica PEC”

  - o entrambe come “allegato generico” qualora, il redattore utilizzato non preveda le precedenti tipologie.

 

Effettuato il deposito e dopo la sua accettazione da parte del cancelliere, nel fascicolo telematico comparirà il nuovo evento "consegna avviso opposizione"

 


Notifiche Telematiche alla luce della conversione in legge del DL 83/2015

La recente pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della legge n. 132 del 6.8.2015, "Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 27 giugno 2015, n. 83", ha introdotto novità in materia di PCT, in particolare per quanto riguarda le notifiche a mezzo PEC e le modalità di attestazioni di conformità dei documenti.

La modifica del terzo comma dell’articolo 16 undecies del D.L. n. 179/2012, dispone “l’attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l’individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del Responsabile dei servizi telematici del Ministero della giustizia ( ndr DG SIA); se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.” Al momento in cui si scrive le suddette specifiche tecniche non sono state emanate.

In attesa della pubblicazione delle nuove specifiche tecniche si consiglia di procedere come segue:

1) Per le notifiche in proprio a mezzo PEC di atti estratti dal fascicolo informatico utilizzare solo i duplicati informatici di cui non è necessario attestare la conformità

2) In attesa dell’emanazione delle nuove specifiche tecniche non è possibile notificare a mezzo PEC atti formati in origine su supporto cartaceo

3) Nulla cambia per la notifica in proprio a mezzo PEC di atti parte (ad es. citazione) formati su supporto informatico in PDF nativo e firmati digitalmente (Ai sensi dell’art. 83 c.p.c. il mandato non necessita di attestazione di conformità che solo in questo caso è assolta dalla sola apposizione della firma digitale)

4) In tutti i casi diversi dalla notifica a mezzo PEC, come ad esempio il deposito telematico di una copia informatica di atto estratto da fascicolo informatico o atto formato in origine su supporto analogico, si dovrà apporre l’attestazione di conformità sul documento stesso.

Per ulteriori informazioni e approfondimenti sull'argomento, rimandiamo alla lettura dell'articolo dell'avvocato Nicola Gargano, pubblicato su Diritto&Giustizia.

 


Le regole tecniche in materia di copie e duplicati di documenti informatici e conseguenze nelle notifiche in proprio a mezzo PEC e attestazioni di conformità (DPCM 13 novembre 2014)

(DPCM 13 novembre 2014 recante le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del 2005”).

Volendo sintetizzare, seguendo la tesi dell’applicabilità delle regole:

  • Attestazione di conformità di atto estratto dal fascicolo informatico effettuata su supporto cartaceo

Non cambia nulla l’avvocato stampa la copia dell’atto dal fascicolo informatico inserendo in calce l’attestazione di conformità

  • Attestazione di conformità ai fini dell’iscrizione a ruolo nelle procedure esecutive ai sensi dell’art. 16bis comma 2 del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179 come modificato dal dl. 132/2014 convertito con modificazioni dalla legge N. 162/2014

Copia informatica di documento analogico.

Ecco quanto disposto nell’art. 4, intitolato “Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici” che al comma 3 prevede: «Laddove richiesta dalla natura dell'attività, l’attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all’art. 22, comma 2, del Codice, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato».


la norma impone al pubblico ufficiale che trasforma l’atto da cartaceo (analogico) in digitale, in via alternativa,

a) Di inserire una attestazione di conformità all’interno del file digitale, che verrà poi sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale;

b) Di allegare al file digitale, con un file separato, una attestazione di conformità di uno o più documenti elettronici, contenente il riferimento temporale, e una impronta per ogni copia per immagine, attestazione che verrà poi sottoscritta con firma elettronica qualificata o firma digitale.-

 

  • Attestazione di conformità di atto estratto dal fascicolo informatico per uso telematico (ad esempio in caso di notifica a mezzo PEC o allegazione di copia conforme all’interno di un deposito telematico)


Copia informatica di documento informatico.

L’estrazione di copie … La questione si complica allorquando si volge lo sguardo alla problematica suscitata dal successivo art. 6 intitolato “Copie e estratti informatici di documenti informatici” che incide, più in particolare, sull’attività di estrazione di copie di atti presenti nel fascicolo telematico effettuata dall’avvocato, ad esempio, per le notifiche in proprio o anche a mezzo UG.
Anche in questo caso, al pari di quanto previsto nel precedente art. 4, occorre inserire una attestazione di conformità: il comma 3 infatti prevede che «Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità delle copie o dell’estratto informatico di un documento informatico di cui al comma 1, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l’estratto. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L’attestazione di conformità delle copie o dell’estratto informatico di uno o più documenti informatici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato».

In questo caso, infatti, l’avvocato dovrebbe intervenire o direttamente sul file scaricato dal Polisweb (che però è bloccato con password) oppure ricorrere alla attestazione su file separato.

  • Notifica a mezzo PEC di copia informatica dell’atto formato su supporto analogico, con attestazione di conformità all’originale a norma dell’articolo 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD).

In quest’ultimo caso  vi è un espresso richiamo all’art. 22 del CAD essendovi peraltro una necessità di coordinamento anche con l’art. 18 del DM 44/2011 (regole tecniche del processo telematico) che prescrive che, l’avvocato che estrae copia informatica per  immagine  dell’atto formato  su  supporto  analogico,  compie  l’asseverazione   prevista dall’art. 22, comma 2, del codice dell’amministrazione  digitale, inserendo  la  dichiarazione  di  conformità  all’originale   nella relazione di notificazione, a norma  dell’articolo  3 bis,  comma  5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53.

In quest’ultimo caso pertanto dovrà seguirsi necessariamente la procedura di cui al comma 3 dell’art. 4 delle regole tecniche inserendo quindi in una relata di notifica, necessariamente su documento informatico separato, l’impronta del file scansionato e il riferimento temporale.

 

 

Apposizione dell’attestazione di conformità all’interno della copia per immagine

 

nelle ipotesi di deposito telematico di copia conforme di titolo, precetto e pignoramento nell’iscrizione a ruolo delle procedure esecutive sarà possibile ai sensi della prima parte del terzo comma dell’art. 4 del DPCM inserire l’attestazione di conformità nel documento informatico contenente la copia per immagine.

La procedura potrà essere agevolmente compiuta installando sul proprio computer l’ultima versione di Adobe PDF Reader (XI). Dopo aver scansionato il documento (prestando attenzione a che il vostro scanner non generi un PDF protetto) potrete cliccare su icona in alto (simbolo foglio e penna) e poi cliccare su aggiungi testo.

Il testo in blu è il testo aggiunto al pdf e rappresenta la classica dicitura per attestare la conformità nelle iscrizioni a ruolo delle procedure esecutive.(vedi foto)

 




Apposizione dell’attestazione di conformità su foglio separato. L’altra possibilità prevista dalla norma è l’apposizione dell’attestazione di conformità su foglio separato, con indicazione dell’impronta del file e del riferimento temporale all’UTC.

Per poter effettuare l’attestazione, quindi, l’avvocato deve necessariamente fare ricorso ad un software che sia in grado di calcolare l’impronta digitale che poi verrà riportata nel corpo dell’attestazione.


Novità operativa

 

Istanza di accesso al fascicolo

I meccanismi di consultazione telematica dei procedimenti gestiti con i sistemi di cancelleria SIECIC e SICID sono utilizzati da quei soggetti che sono registrati ed hanno un ruolo definito nell’ambito del fascicolo informatico.

Con tale intervento tali meccanismi vengono estesi all’Avvocatura dello Stato, agli avvocati delle parti o Funzionari o Avvocati di Enti pubblici non ancora costituiti e quindi non registrati nei fascicoli da consultare. In continuità con le già consolidate modalità operative, la richiesta di consultazione dei fascicoli dovrà essere inoltrata alla Cancelleria utilizzando i canali telematici del Processo Civile Telematico (PCT), tramite uno specifico atto telematico depositabile tramite PEC.

Il Cancelliere, ricevuta la busta telematica con la richiesta di consultazione, potrà quindi rifiutare o accogliere la richiesta di visibilità temporanea del fascicolo. La Cancelleria, valutata la richiesta di consultazione del soggetto che l’ha inoltrata, trasmetterà l’esito tramite Invio all’indirizzo di PEC del soggetto mittente, di un biglietto di cancelleria.

L’autorizzazione all’accesso al fascicolo informatico sarà limitata nella durata e nella fase in cui si è

autorizzati a consultare i fascicoli; si avranno le stesse possibilità di operare che hanno gli avvocati costituiti normalmente e quindi autorizzati alla consultazione. Per l’inoltro di tali richieste di visibilità, viene pertanto definito un nuovo specifico atto di parte depositabile telematicamente “Atto Richiesta Visibilità”

La struttura dell’atto dovrà contenere:

§ Il riferimento del fascicolo di cui si richiede l’accesso

§ Il codice fiscale della parte che ha concesso la delega

§ I dati del delegato (coincidente con il mittente del deposito)

 

Al deposito, il mittente dovrà associare l’istanza di consultazione del fascicolo (Atto principale firmato) e, come allegato, la delega scansionata concessa dalla parte perla presa visione del fascicolo

 

fac simile istanza accesso al fascicolo


Novità operativa

 

Potere di autentica di atti e provvedimenti in capo ai professionisti:

 

Estrazione di copie, analogiche e informatiche, e duplicati degli atti e  provvedimenti presenti nel c.d. «fascicolo informatico». 

 

L’art. 52 del DL 90/2014, aggiungendo il comma 9 all’articolo 16-bis DL 179/2012, introduce il potere di autentica di atti e provvedimenti giudiziari da parte dei difensori e degli ausiliari del giudice, estendendo a tali soggetti una prerogativa tradizionalmente conferita ai cancellieri ed ai depositari di pubblici registri dall’art. 744 c.p.c.

le copie analogiche o informatiche (anche per immagine) estratte dal fascicolo informatico e munite della attestazione di conformità da parte dei soggetti legittimati dalla norma equivalgono all'originale.

Dal punto di vista pratico, il difensore (o gli ausiliari individuati dalla norma) potrà salvare sul proprio PC o stampare in cartaceo ed eventualmente scannerizzare un atto od un provvedimento, certificarne autonomamente la conformità all'originale (c.d. copia autentica), e procedere successivamente alla notifica (anche in proprio) degli stessi.

 

 


Nuova funzionalità nel sito www.giustizia.it - Giustizia Map

Al fine di fornire supporto agli utenti del processo telematico, è stata aggiunta una nuova "etichetta" denominata "assistenzaPCT" all'interno delle informazioni di ogni singolo tribunale mostrate dal sito www.giustizia.it.
Le schede di ogni singolo tribunale possono essere visualizzate tramite la funzione "Giustizia Map" esposta nel menù principale ( http://www.giustizia.it/giustizia/it/mg_4.wp ), compilando un semplice form di ricerca.

MOMENTO DI PERFEZIONAMENTO DEL DEPOSITO


Quello indicato dalla ricevuta di avvenuta accettazione del server di posta del gestore mittente.

Il deposito può essere eseguito mediante più messaggi di PEC se il messaggio eccede la dimensione massima consentita

 

POTERI DI AUTENTICA DEI DIFENSORI E DEGLI AUSILIARI DEL GIUDICE


 

 

Copie informatiche degli atti

 

Equivalenti all’originale anche senza firma digitale del cancelliere

Attestazione di conformità della copia informatica di atti da parte di difensori, consulenti tecnici, ecc.

Esclusione degli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano prelievo di somme di denaro

 

DOMICILIO DIGITALE

Notifiche al difensore degli atti in materia civile

 

Effettuate di regola presso il domicilio PEC risultante dall’apposito elenco

Effettuate in via di eccezione presso la Cancelleria dell’ufficio

     

 

 

DIRITTO DI COPIA

Copia senza certificazione

Esenti le copie di atti estratti dal fascicolo informatico

Copia autentica

Esenti le copie di atti estratte dal fascicolo informatico

NOTIFICHE TRAMITE PEC

Non è più necessaria l’autorizzazione da parte del Coa

Prevista esenzione dalla marca da bollo

Il tempo delle notifiche telematiche rimane fissato dalle ore 7.00 alle 21.00

Se effettuata dopo le 21.00 si considera perfezionata alle 7.00 del giorno successivo

 

VERBALE DI UDIENZA

Eliminata la sottoscrizione delle parti del verbale redatto in via digitale

Eliminata la sottoscrizione dei testimoni del verbale redatto in via digitale