Cosa succede dopo aver depositato un atto telematico?

Dopo aver trattato alcuni temi importanti del processo telematico, dalla PEC al PDA al deposito di atti telematici, affrontiamo oggi le difficoltà pratiche del deposito telematico e la gestione delle ricevute generate dal sistema ministeriale.
La «moltiplicazione dei files».
Se considerate singolarmente, le operazioni che ogni avvocato è chiamato a svolgere per eseguire un deposito telematico sono semplici e, con il ripetersi dei depositi, saranno facilmente assimilate. Il vero problema è la gestione dei numerosi files che si generano sia prima di compiere il deposito, sia dopo averlo fatto (risposte del sistema informatico ministeriale). Facciamo un esempio, supponendo che l’atto da inviare sia una memoria corredata da due allegati:
1. l’avvocato deve redigere l’atto e gli allegati (al termine di quest’operazione saranno stati creati tre file);
2. la memoria deve essere convertita in formato pdf testuale; se gli allegati non sono stati registrati in uno dei formati accettati dal sistema, dovranno anch'essi essere convertiti. Questa operazione genera da uno a tre nuovi files;
3. l’atto in versione pdf andrà firmato digitalmente. Se necessario, anche gli allegati dovranno essere firmati o controfirmati. Si avranno, così, da uno a tre altri files;
4. dovrà essere generata, infine, la busta dal redattore (un ulteriore file) ed anche questa dovrà essere firmata. Quindi, per inviare una memoria telematica di questo genere, l'avvocato dovrà creare e gestire da 6 a 10 files! Per questo è consigliabile integrare il proprio redattore in un sistema più strutturato, che sia in grado di organizzare logicamente le informazioni, generare in modo automatico e invisibile all’avvocato la maggior parte dei files intermedi e, con l’aumentare degli invii, gestire la consistente mole di informazioni.
Un software gestionale come Cliens – di cui abbiamo trattato nella puntata sul PDA - è in grado di generare direttamente la busta convertendo automaticamente i file originari in formato pdf, di firmare tutti i files che vanno firmati mediante un solo inserimento del codice PIN e di depositare l'atto in cancelleria utilizzando la PEC. Al termine dell’operazione, l’avvocato avrà nel fascicolo i soli 3 files di origine (gli altri files intermedi sono gestiti da Cliens e rimossi quando non più necessari, senza che l’avvocato li veda) e, in un elenco separato, la busta creata. A seguito del deposito telematico, quali ricevute invia il sistema ministeriale? Dopo aver depositato telematicamente l’atto, il sistema ministeriale prevede l’invio di una serie di ricevute che saranno recapitate direttamente nella casella PEC utilizzata dall'avvocato per effettuare il deposito. Se il procedimento ha avuto esito positivo, si riceveranno quattro messaggi di posta elettronica. Altrimenti se ne potrà ricevere un numero inferiore.
Accettazione. Come per ogni invio di un messaggio di posta elettronica certificata, la prima risposta che si riceve è il messaggio di accettazione, proveniente dal proprio provider di posta. Questo messaggio attesta che, a una certa data e a una certa ora, l'avvocato ha inviato un messaggio di posta elettronica certificata alla cancelleria destinataria e che il proprio provider di PEC ha correttamente ricevuto il messaggio e si fa carico di inoltrarlo al server di destinazione. Ricevuta di Avvenuta Consegna (RDAC). Il messaggio di "consegna" della PEC inviata (che nel sistema del Processo Telematico è indicato con l'acronimo RDAC) attesta che il sistema ministeriale ha ricevuto dall'avvocato mittente un messaggio di posta indirizzato alla casella PEC della cancelleria di destinazione e che tale messaggio è stato correttamente inoltrato. La RDAC contiene in allegato il messaggio originariamente inviato dall'avvocato e riporta due informazioni importantissime:
- data e ora del deposito: se l'ora è successiva alle 14.00, si considera il deposito effettuato nel primo giorno lavorativo successivo;
- codice univoco di identificazione del messaggio inviato.
La RDAC va conservata perché rappresenta la prova dell'avvenuto deposito e perché contiene il codice univoco assegnatole dal sistema. Poiché la busta inviata è destinata a una cancelleria specifica ed è criptata, il server che invia la RDAC non è in grado di leggerne il contenuto. Quindi, la RDAC attesta unicamente che la busta è stata correttamente trasmessa al sistema del Ministero della giustizia, che le indicazioni sulla cancelleria di destinazione sono formalmente corrette e che il deposito è avvenuto nella data e nell'ora in cui la RDAC viene generata.
Esito Controlli Automatici. La terza ricevuta è anch'essa generata da un computer. Più precisamente, è inviata dal server della cancelleria di destinazione che, questa volta, è in grado di decriptare la busta telematica e fare un primo controllo formale. Il server verifica che esista nella cancelleria di destinazione un fascicolo avente il ruolo indicato, che esso sia collegato al codice fiscale dell'avvocato che esegue il deposito e altri controlli di questo genere. Se tale verifica ha esito positivo, il deposito prosegue la sua strada e viene inoltrato al cancelliere.
Intervento manuale del cancelliere. L'ultima ricevuta, la quarta, è invece generata a seguito dell'intervento manuale del cancelliere. Essa è pertanto la risposta di merito che indica se il deposito è stato accettato. Nel caso in cui la busta inviata fosse incompleta, poiché l'attestazione temporale del deposito è già stata rilasciata nella RDAC, può accadere che sia ugualmente accettata dalla cancelleria, che richiederà l'integrazione dei documenti inviati. In questo caso, si dovrà inviare una nuova busta contenente l’atto d’integrazione.