Creazione, firma digitale, deposito e ricezione: tutto sull’atto telematico.

Dopo aver affrontato i temi della PEC e del Punto di Accesso, vediamo caratteristiche e modalità di deposito degli atti telematici, i documenti testuali che devono essere realizzati secondo precisi formati sanciti dalla normativa. Creare e depositare un atto telematico nell’ambito del PCT è un’operazione articolata e delicata insieme e richiede una certa padronanza degli strumenti da usare.
Innanzitutto, possiamo distinguere le varie fasi del procedimento:
- redazione dell’atto e trasformazione nel formato previsto - firma digitale - inserimento degli allegati - creazione e «firma» della busta - invio per il deposito
Quali sono le caratteristiche dell’atto telematico? L'atto telematico è un documento di testo che deve rispondere a determinati requisiti:
1) deve essere convertito in formato PDF testuale, privo di contenuti attivi (ovvero che si auto-aggiornano, come macro e campi variabili) e senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti;
2) deve essere firmato digitalmente.
La busta e gli allegati. Una volta creato, l’atto deve essere accompagnato da un particolare file ("DatiAtto.xml"), la cosiddetta busta che, anch’essa firmata digitalmente, contiene tutte le indicazioni necessarie al sistema per il corretto indirizzamento. Il sistema informatico della cancelleria infatti identifica l'atto e lo abbina al fascicolo corretto leggendo tali dati. Gli eventuali allegati devono essere prodotti privi di elementi attivi (anche qui macro e campi variabili) in uno dei formati ammessi: pdf, odf, rtf, txt, jpg, gif, tiff o xml. È anche consentito l'utilizzo di formati compressi zip, rar, arj purché contenenti file nei formati indicati in precedenza. Gli allegati possono essere firmati digitalmente, ma nel caso dei formati compressi la firma deve essere applicata dopo la compressione. L’intero atto viene, quindi, cifrato con la chiave pubblica della cancelleria di destinazione che, così, sarà l’unica a poterne leggere il contenuto dal momento della sua trasmissione.
Il deposito. Il flusso di deposito telematico di un atto di parte o dell’ausiliario del giudice avviene dall’indirizzo di posta elettronica
certificata del soggetto abilitato esterno (risultante dal registro generale degli indirizzi elettronici) all’indirizzo di PEC dell’ufficio destinatario. Quindi, l’avvocato deve usare la propria casella PEC che è stata censita nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE), mantenuto dal Ministero della Giustizia. Un invio da altra PEC non ancora censita verrebbe scartato anche se quella PEC è attribuita allo stesso avvocato, persino se è indicata nell'atto di costituzione. Per questo è importante attendere sempre la ricevuta del ReGIndE di iscrizione o modifica della propria PEC. La dimensione massima del messaggio da inviare non deve eccedere i 30 Mb. Se la busta da depositare contiene allegati di grandi dimensioni e il file finale eccede la dimensione massima consentita, bisogna agire nel seguente modo:
- si deposita la normale busta per via telematica, inserendo, assieme all’atto principale, tutti gli allegati che non eccedono i 30 Mb;
- si sostituiscono nella busta telematica gli allegati restanti con un documento costituito da un solo foglio su cui si indica la natura dell’allegato mancante e si dichiara che esso è stato consegnato manualmente alle cancellerie (un documento per ogni allegato mancante);
- si effettua direttamente allo sportello delle cancellerie il deposito degli allegati che non è stato possibile includere nella busta telematica. In base a quanto previsto dall’art. 14, comma 2, D.M. n. 44 del 21 febbraio 2011, sarà cura delle cancellerie effettuare la copia informatica degli allegati così depositati, da inserire nel fascicolo informatico.
La ricezione. Il momento della ricezione coincide con la data e l’ora riportati nella ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) emessa dal gestore di PEC del Ministero, che conserva tutti i log, per future verifiche, a lungo termine. Oltre alla ricevuta standard della PEC (appunto la RdAC) il gestore dei servizi telematici restituisce al mittente due esiti:
1) l’esito dei controlli automatici effettuati dal dominio giustizia
2) l’esito dei controlli effettuati dagli operatori della cancelleria o della segreteria.