La PEC: una mail con valore legale

Come abbiamo visto, il processo telematico non è un nuovo sistema processuale, che sostituisca quanto previsto dal codice di rito oggi in vigore, ma rappresenta una nuova modalità con cui le parti di un processo possono "comunicare" tramite strumenti e documenti digitali. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale ha efficacia probatoria pari a quella della scrittura privata ai sensi dell'art. 2702 del codice civile (L. 15 marzo 1997 n.59 e del D.P.R. 10 novembre 1997 n.513).
Che cos’è la PEC? La posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare ad un messaggio email lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale, se trasmesso tra due indirizzi di PEC. In abbinamento con la firma digitale, la PEC certifica anche l'identità del mittente.
La PEC nel processo telematico. Fino al novembre dell’anno scorso, tutto transitava attraverso i PdA (Punti di Accesso, di cui abbiamo trattato la settimana scorsa), sia per il deposito degli atti (gli avvocati dovevano accedere al PdA e, dal suo interno, inviare la "busta" creata precedentemente con apposito redattore), sia per le comunicazioni dalle cancellerie (i cosiddetti biglietti di cancelleria telematici, inviati agli avvocati sulla casella che ciascuno di loro aveva sul proprio PDA). Due importanti novità sono state introdotte dalle Regole Tecniche ministeriali che sono entrate a regime dal 19 novembre 2011 e dalla modifica dell’art. 136 c.p.c. come previsto dall’art. 25 della L. 12/11/2011 n. 183 in vigore dal 1 febbraio 2012, con l’adozione, nel processo telematico civile e penale, della Posta Elettronica Certificata (PEC). Da tale data, limitatamente a questi due aspetti, il PDA è stato sostituito con la casella di posta elettronica.
In pratica:
- per il deposito telematico degli atti, gli avvocati inviano l'atto contenuto in una "busta" - creata con uno specifico programma denominato "redattore" - dal proprio indirizzo di posta certificata all’indirizzo di posta certificata dell’ufficio giudiziario di destinazione;
- le cancellerie inviano le loro comunicazioni sulla casella PEC che l’avvocato ha comunicato al proprio Ordine di appartenenza e che l’Ordine ha inviato al Ministero, popolando il cosiddetto Registro degli Indirizzi Elettronici (non quella obbligatoriamente inserita negli atti, indicazione che in pratica non serve a niente). La casella PEC è idonea all’utilizzo nell’ambito del processo telematico se risponde ai seguenti requisiti (art. 20 del D.M. n. 44 del 21/2/2011):
- il gestore di posta elettronica certificata è tenuto ad adottare software antispam idoneo a prevenire la trasmissione di messaggi di posta elettronica indesiderati;
- il soggetto abilitato esterno è tenuto a conservare le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia;
- la casella di posta elettronica certificata deve disporre di uno spazio disco minimo di 1 Gigabyte;
- la casella di posta elettronica certificata deve essere dotata di un servizio automatico di avviso dell’imminente saturazione del proprio spazio disco e deve consentire la verifica dell’effettiva disponibilità dello spazio disco.
Il ReGIndE (Registro degli Indirizzi Elettronici). In osservanza alle direttive del Ministero Giustizia contenute nel Decreto n. 44/2011, ciascun Ordine dovrebbe aver provveduto ad integrare i dati dell’Albo Avvocati con gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata degli iscritti e a comunicare tale Albo al Ministero per la raccolta in un registro centrale (il "ReGIndE").
Non è infatti possibile comunicare direttamente al Ministero l’indirizzo PEC dei professionisti. Per chi è i iscritto ad albi o elenchi istituiti con leggi dello Stato, l’iscrizione al ReGIndE avviene per il tramite degli organismi che gestiscono tali albi.
Per quanto riguarda i professionisti non iscritti ad albi o elenchi istituiti con legge dello Stato (per esempio, i soggetti nominati dai giudici come CTU), l’iscrizione avviene mediante il Punto di Accesso o il Portale dei Servizi Telematici, previa identificazione e a seguito dell’invio di un file PDF contenente la copia informatica dell’incarico di nomina da parte del giudice, sottoscritta con firma digitale da parte del soggetto che richiede l’iscrizione. Una raccomandazione per gli avvocati. Poiché alcuni Ordini sono in ritardo nell'invio e alcuni invii non sono andati a buon fine, è opportuno che ciascun iscritto che non abbia ricevuto (sulla propria PEC) comunicazione di conferma dal sistema ministeriale, prenda contatto con il proprio Ordine di appartenenza per le opportune verifiche. Ad oggi, infatti, non è ancora disponibile una funzione che sia in grado, per i soggetti abilitati, di consultare direttamente il ReGIndE.
È possibile aggiornare in qualsiasi momento l’Albo con le PEC degli iscritti che ne siano sprovvisti o dei nuovi iscritti, ma le modifiche dell’indirizzo elettronico sono ammesse solo in due periodi limitati di tempo, dall’1 al 31 gennaio e dall’1 al 31 luglio di ogni anno. È importante tenere attiva la casella e programmare per tempo eventuali variazioni in modo da comunicarle nei periodi indicati.